Cierre Contable

Este proceso, que se debe realizar al finalizar cada ejercicio, es el encargado de generar el asiento de regularización, el de cierre de ejercicio y el de apertura del nuevo ejercicio.

El asiento de regularización, es el encargado de traspasar los saldos de las subcuentas de compras (grupo 6) y de ventas (grupo 7) a la subcuenta de pérdidas y ganancias (grupo 129).

El asiento de cierre de ejercicio, se encarga de «anular» los saldos de las cuentas en la fecha de final del ejercicio dejando todo el ejercicio a cero.

El asiento de apertura, recoge los saldos que había antes del asiento de cierre y los añade como primer asiento del ejercicio.

Todo este proceso se realiza de manera automatizada, facilitando la labor del usuario.

Importante

Siempre antes de crear un nuevo asiento durante el cierre se procede a eliminar cualquier asiento de regularización, cierre y apertura ya existente.

Cómo cerrar

Para realizar el cierre debemos primero ir a la ficha del ejercicio que deseamos cerrar. Vamos a la opción del menú (Contabilidad->Ejercicios) para ver la lista de ejercicios disponibles. Una vez localizado el ejercicio a cerrar hacemos click sobre la fila para acceder a sus datos.

En el pie de la ficha con los datos, en la parte inferior, vemos un apartado con el título Acciones especiales donde podemos ver un botón de color rojo con el título Cerrar ejercicio.

Si hacemos click sobre el botón nos aparecerá una nueva ventana donde se nos pregunta sobre el diario donde incluir los asientos de cierre (regularización y cierre) y apertura, y sobre si desemos copiar el plan de cuentas del ejercicio que estamos cerrando en el nuevo ejercicio.

Para elegir el diario, si deseamos incluir los asiento en alguno, simplemente debemos elegir uno de los disponibles de la lista que se despliega. De lo contrario dejamos la lista son seleccionar.

Para que no se copie el plan de cuentas desmarcamos la casilla que el título Copiar plan de cuentas. Indicar que este proceso copia sólo las subcuentas con saldo al final del ejercicio.

Para lanzar el proceso pulsaremos sobre el botón Aceptar. Por el contrario si deseamos regresar bastará con pulsar sobre el botón Cancelar.

Cuenta de PYG

Antes de comenzar con el proceso de regularización se realiza una búsqueda entre las subcuentas para localizar la subcuenta marcada como pérdidas y ganancias. En caso de no encontrarse el proceso se cancelará mostrando el error Subcuenta de Pérdidas y Ganancias no encontrada.

Para indicar a FacturaScripts cual es la subcuenta a utilizar, se utiliza el código cuenta especial de cuenta PYG. Esto se puede realizar marcando el grupo/cuenta o la subcuenta que desemos con dicho código especial. Si se marca un grupo/cuenta se utilizará la primera subcuenta perteneciente al grupo/cuenta.

Para selecionar el grupo/cuenta o subcuenta debemos ir a la opción del menú (Contabilidad->Cuentas contables) donde selecionaremos la pestaña cuenta o subcuenta. Localizamos el registro, hacemos click sobre la fila para editarlo y en el campo Cuenta especial seleccionamos Pérdidas y ganancias. Haremos click sobre el botón de Guardar para confirmar el cambio.

Nuevo ejercicio

El proceso además de realizar los procesos comentados se dará de alta, en caso de no existir, el nuevo ejercicio utilizando el mismo periodo fechas pero dentro del siguiente año natural y calculando un código automático.

En caso de desear tener una codificación no automática para los ejercicios es necesario dar de alta el nuevo ejercicio antes de ejecutar el cierre. Para ello debemos ir a la opción del menú (Contabilidad->Ejercicios) y pulsar sobre el botón verde con el título +. Rellenamos los datos para el nuevo ejercicio asegurándonos de que el periodo de fechas es consecutivo al periodo del ejercicio que deseamos cerrar.

Abrir un ejercicio cerrado

Si deseamos reabrir un ejercicio debemos ir a la ficha del ejercicio cerrado. Debemos ir a la opción del menú (Contabilidad->Ejercicios) para ver la lista de ejercicios disponibles. Una vez localizado el ejercicio cerrado, podemos comprobar el estado en la columna Estado así con el color de la fila, hacemos click sobre la fila para acceder a sus datos.

En el pie de la ficha con los datos, en la parte inferior, vemos un apartado con el título Acciones especiales donde podemos ver un botón de color amarillo con el título Abrir ejercicio.

Si hacemos click sobre el botón nos aparecerá una nueva ventana donde se nos pregunta sobre que asientos deseamos eliminar, el asiento de apertura y el de cierre. Combinando las distintas opciones, marcando una o las dos opciones nos permite:

Eliminar sólo el asiento de apertura:  Si marcamos sólo la opción de eliminar la apertura el ejercicio continuará cerrado, pero eliminaremos los saldos iniciales del ejercicio nuevo. Eliminar sólo el asiento de cierre:  Si marcamos sólo eliminar el cierre, se eliminará el asiento de regularización y cierre del ejercicio seleccionado dejando los saldos iniciales en el ejercicio nuevo. Esto posibilita listar balances con saldos de apertura «teóricos» en el nuevo ejercicio mientras se «termina» de cerrar completamente las subcuentas del ejercicio terminado. Se restaurará el estado del ejercicio a Abierto. Eliminar los dos asientos:  Si marcamos eliminar ambos procesos, se eliminará completamente la apertura del nuevo ejercicio y la regularización y cierre del ejercicio seleccionado. Se restaurará el estado del ejercicio a Abierto.